COVID-19 – Digitaal werken met elektronische handtekening én online aangetekend versturen
Volledig digitaal werken blijft een relatief onbekende materie. Hoe vaak wordt er niet gevraagd: “bezorg je dan nog een ondertekende versie per post?”
Maar…. we kunnen toch ook digitaal (elektronisch) ondertekenen? En heeft dat dan niet dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening? We leggen het u even uit in drie stappen:
1.
In een eerdere post vertelden we reeds dat een gekwalificeerde handtekening dezelfde waarde heeft als een handgeschreven handtekening. Het goede nieuws is: iedere bezitter van een Belgische eID kaart kan een gekwalificeerde handtekening plaatsen, want uw handtekeningcertificaat op die kaart geeft u daartoe de mogelijkheid. Gratis.
Hoe je op een juiste wijze een gekwalificeerde handtekening plaatst, doen we hier uit de doeken.
2.
Als ik nu een digitaal document (bijv. pdf) heb ondertekend, hoe kan ik dat dan aan iemand anders bezorgen? En wat moet die ermee?
U stuurt het ondertekende document elektronisch (per email) op naar uw wederpartij. Die houdt het document dan in digitale vorm bij als bewijs. Uiteraard kan die persoon het ook afprinten. Juridisch gezien is het gematerialiseerde (papieren) document echter niet meer dan een “kopie” (en is het geen origineel document). Sommige systemen voorzien een barcode op het uitgeprinte document. Via het scannen van zulke code komt men terug uit bij de locatie van het digitale, originele bewijs.
3.
Kan ik het digitaal ondertekende document ook aangetekend versturen? Hoe werkt dat dan?
De dienst van elektronische aangetekende zending is min of meer het elektronische equivalent van de papieren aangetekende zending, die wij allen kennen. Via een platform wordt de ontvanger op de hoogte gebracht dat er een aangetekende zending klaarligt, die dan elektronisch kan afgehaald worden.
Indien je wettelijk of contractueel een bewijs van aangetekende zending nodig hebt, gebruik dan zeker de gekwalificeerde variant van de elektronische aangetekende zending.
In België kan de ontvanger echter niet verplicht worden om in zo’n systeem mee te stappen. Om te beletten dat een elektronische aangetekende zending door ontvangers gemakshalve geweigerd wordt, bestaat de hybride versie. Een erkende (gekwalificeerde) dienstverlener zal uw elektronische aangetekende zending uitprinten en onder omslag via de post laten bezorgen. De bewijzen van de afdruk en verzending worden bijgehouden. Er zijn in België reeds enkele partijen erkend als gekwalificeerde dienstverlener voor aangetekende zendingen.
Waar vind ik bijkomende informatie?
De overheid heeft een zeer goede gedocumenteerde website die u al een eind op weg kan helpen. Voor al uw andere vragen rond ICT, digitale communicatie en bewijsvoering kan u uiteraard ook bij ons terecht.
