De Do's en Don'ts met de mailbox van een ex-werknemer?

E-mailberichten zijn anno 2022 niet meer weg te denken als communicatiekanaal. Ook op werkvlak wordt er veel via deze weg gecommuniceerd.

Vaak beschikt een werknemer op het werk over een gepersonaliseerd e-mailadres. Is dit het geval en wordt de samenwerking tussen werkgever en werknemer stopgezet, dan heeft de werkgever niet zomaar toegang tot de mailbox van deze ex-werknemer.

In deze FAQTS sommen wij enkele aandachtspunten op waarmee u als werkgever rekening moet houden.

Uiterlijk op de laatste werkdag moet de mailbox van de betrokken werknemer worden geblokkeerd.
Er moet hierbij een automatisch bericht worden ingesteld waaruit blijkt dat de werknemer in kwestie niet langer werkzaam is binnen de onderneming en waarin de contactgegevens worden bezorgd van degene tot wie de verzender zich moeten richten.
De betrokken werknemer moet op voorhand op de hoogte worden gebracht over het feit dat de mailbox zal worden geblokkeerd.
Binnen een termijn van 1-3 maanden (afhankelijk van de verantwoordelijkheden van de ex-werknemer) moet de mailbox van de ex-werknemer, evenals het daaraan gekoppelde automatisch bericht, worden verwijderd.
Voordat de mailbox definitief wordt verwijderd, moet de betrokken werknemer wel nog de mogelijkheid krijgen om de binnengekomen e-mails te sorteren en desgevallend door te sturen naar zijn/haar eigen privé e-mailadres.

TIP: e-mails die belangrijk zijn om de goede werking van de onderneming verder te blijven garanderen, worden best gerecupereerd vόόr het vertrek van de betrokken werknemer én in diens aanwezigheid.

TIP: voeg de mailbox van de ex-werknemer niet zomaar toe aan de mailbox van een andere collega voor verdere opvolging. De Gegevensbeschermingsautoriteit heeft namelijk geoordeeld dat dergelijke handeling strijdig is met de GDPR-regelgeving.

TIP: werk binnen uw onderneming een intern beleid uit (ICT policy) waarin op voorhand al afspraken worden gemaakt over de opvolging van e-mailaccounts na het einde van de samenwerking. Goede afspraken maken goede vrienden.

TIP: door te werken met algemene e-mailadressen (bijvoorbeeld: info@naamvanuwonderneming.be of boekhouding@naamvanuwonderneming.be) wordt de opvolging van dergelijke mailboxen al een stuk gemakkelijker.

Aarzel niet om ons team arbeidsrecht te contacteren bij verdere vragen.

23/11/2022. Deze nieuwsbrief is louter informatief en kan niet beschouwd worden als een sluitend juridisch advies. Voor uw vragen of een juridisch advies kan u contact opnemen met ons kantoor.

Meer weten? Ons team arbeidsrecht helpt u graag bij verdere vragen.

Dit kan onder meer per mail of door middel van een videogesprek dat u hier kan aanvragen.